El monitoreo de empleados está representando cada vez una necesidad más crucial para que las organizaciones puedan garantizar factores clave como: la salud, el rendimiento y la seguridad de su negocio. Dicho esto, las herramientas de monitoreo de empleados deben implementarse correctamente para afianzar operaciones eficientes en las empresas.
Implementar este tipo de iniciativas en el entorno laboral es una tarea de gran envergadura; no funcionará sin una planificación adecuada. Además, sin protocolos establecidos para determinar los términos de qué y cuándo se monitorea, puede ser fácil perder el equilibrio entre lo que es mejor para su organización y lo que es preferible para la salud mental de los empleados en su entorno laboral.
Les brindamos a continuación 6 pasos y factores clave a considerar para implementar de forma adecuada una herramienta de monitoreo de empleados en su organización y obtener así, una cooperación abierta con desarrollo positivo.
1) Establezca claramente sus metas y objetivos
Antes de comenzar a implementar una herramienta de monitoreo de empleados, primero debe dar un paso atrás y observar cuáles son sus metas y objetivos. Esto ayudará a elegir la herramienta adecuada que coincida con sus objetivos organizacionales y lo ayudará a lograrlos.
La elección de una herramienta de monitoreo de empleados debe comenzar respondiendo las siguientes preguntas: ¿Cuáles son sus metas/objetivos organizacionales? ¿Cómo puede dicha herramienta jugar un papel fundamental para lograrlos? La respuesta influiría en diferentes factores, como la selección de herramientas de monitoreo con las características que mejor se adapten a su organización, formas de implementarlas, etc.; y poder así cubrir sus objetivos, incremento de la productividad, reducción de tiempos/costos, etc.
2) Determine qué métricas desea monitorear
Puede ser granular con los datos, pero es mejor realizar un seguimiento de la actividad procesable que puede digerir para empezar. Si usted es un B2B que se enfoca en aumentar los esfuerzos de ventas salientes, comience por determinar cuántos esfuerzos de alcance individual se necesitan para calificar a un cliente potencial, programar una cita, realizar una venta, por ejemplo: utilizar esos datos para establecer metas a su equipo de ventas y luego monitoree su progreso.
Cualquiera que sea su objetivo, analice de atrás hacia adelante para determinar qué pasos debe seguir para llegar al objetivo. Es un ejercicio simple que le ayudará a determinar las métricas más útiles. Las empresas de software le brindarán muchas soluciones listas para usar, pero esas no suelen asistirle en avanzar hacia su objetivo. Haga su tarea antes de poner su plan en acción, y su recompensa de información será mucho más reveladora.
3) Efectúe una implementación gradual
En lugar de implementar el monitoreo de empleados de una sola vez, realicelo por fases. Esto es perfectamente normal para organizaciones grandes o medianas, pero incluso si tiene más de 50 empleados, aplicarlo en fases lo ayudaría a comprender mejor la herramienta.
Por ejemplo, puede decidir implementar primero un sistema de monitoreo de empleados remoto para su equipo técnico. Según las observaciones y los comentarios, puede realizar adaptaciones e implementarlo para otros equipos.
Un piloto inicial le brindará datos valiosos sobre los patrones de trabajo de sus equipos y los familiarizará con la herramienta. Esto les facilitará la respuesta a las preguntas que los empleados puedan hacer en las fases posteriores.
4) Explique los objetivos y beneficios
Su equipo puede estar consciente de que será monitoreado, pero eso no significa que se sientan completamente cómodos con eso. Por lo tanto, debe explicar claramente cómo se beneficiarán con la iniciativa.
No se limite a sorprender a las personas enviándoles las políticas por correo electrónico. En su lugar, organice sesiones en las que explique todo lo que sus empleados querrían saber. Si está realizando una implementación por fases, mencione las experiencias del piloto inicial y los beneficios obtenidos del monitoreo.
Preséntele a su equipo algunos de los beneficios clave del monitoreo de empleados, como los expuestos en nuestro artículo “Beneficios de una Medición Óptima de la Productividad en su Organización”, y que puede permitirles optimizar y alcanzar el máximo potencial de sus gestiones.
5) No microgestione ni invada la privacidad personal
Sus empleados pueden tener eventualidades durante las horas de trabajo. No puede esperar que descuiden asuntos personales importantes simplemente porque requieren ausentarse unos minutos del trabajo. Si nota un problema persistente con un empleado que se toma una cantidad excesiva de tiempo para realizar actividades personales, podría ser el momento de abordarlo. Sin embargo, hágalo preparado para aceptar que dichas eventualidades pueden requerir un tiempo libre para ser tratados adecuadamente.
Además, asegúrese de que sus gerentes estén debidamente capacitados en asuntos de privacidad. Si bien es apropiado determinar la cantidad de tiempo que los empleados usan las horas de trabajo para realizar actividades personales, no es aceptable intentar determinar el contenido o los detalles de sus asuntos personales.
6) No genere niveles de estrés poco saludables
Antes de efectuar una implementación pertinente, sus gerentes deben comprender que se producirán fluctuaciones variables. Si su equipo está superando constantemente los objetivos mientras obtiene un rendimiento levemente bajo en sus métricas, es un problema afortunado. Si tiene un mes lento y sus esfuerzos de divulgación se redujeron, la información es una excelente ilustración para mostrarle a su equipo cómo pueden volver a encarrilarse. Tenga cuidado de no crear la percepción de que la gerencia está monitoreando cada actividad a lo largo del día. Este tipo de microgestión ha sido bien documentada como un medio para restar valor a la productividad general.
No existe una solución única y efectiva para el monitoreo de los empleados. No debería servirle como su único propósito de medir el éxito.
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