La administración de la fuerza laboral a distancia es más fácil cuando se utilizan las herramientas apropiadas para las circunstancias correctas. Muchas herramientas de administración pueden ayudar a mejorar la eficiencia y productividad de los empleados, también facilitan la adaptación de las empresas a esta nueva normalidad.
Mantener el orden, estructuras y tener la capacidad de colaborar son factores claves a la hora de seguir operando de forma remota, en este artículo, recopilamos una lista de herramientas que te ayudarán a navegar los principales desafíos de administrar equipos de forma remota.
1.Herramientas para el seguimiento y gestión de la productividad.
Las herramientas utilizadas para seguir y administrar la productividad pueden ayudar a rastrear la actividad del usuario, así como actividades y horarios productivos. Los ejemplos de herramientas utilizadas para rastrear y administrar la productividad incluyen Monday, Kanbanize y ActivTrak.
Monday
Monday es una aplicación que permite a los gerentes asignar tareas y plazos de proyectos. Ayuda a las empresas a gestionar proyectos de cualquier tipo. Para ello, ofrece a los empleados una selección de plantillas personalizables para cada tipo de proyecto. Como software basado en la nube, los equipos remotos pueden acceder fácilmente a Monday.
Las características útiles incluyen gráficos visualmente atractivos, como diagramas de Gantt que muestran líneas de tiempo del proyecto, informes de progreso, paneles y otros gráficos para dar seguimiento a las tareas del proyecto.
Kanbanize
Kanbanize, similar a Monday, es una aplicación basada en la nube que ayuda a las organizaciones a hacer seguimiento de tareas relevantes para proyectos en progreso. Una característica importante, los tableros pueden personalizarse para facilitar la colaboración entre equipos. Otra característica importante es que permite crear tareas dependientes de otras tareas o proyectos.
Docusign
Los equipos usan DocuSign para firmar documentos digitalmente con una firma prescrita. Esto es útil en estas épocas ya que elimina la necesidad de impresoras y contacto físico, lo que lo hace mucho más conveniente para los empleados remotos. También puede ayudar a mejorar la eficiencia, ya que se puede usar en varios documentos rápidamente. La principal fortaleza de Docusign es que simplifica la ejecución de contratos tanto para empleadores como para empleados.
ActivTrak
ActivTrak es un software de análisis de la fuerza laboral. Monitorea la productividad mediante la recopilación de datos de las computadoras de los empleados. Realiza seguimiento a los datos de uso de aplicaciones y sitios web a lo largo del tiempo y muestra las métricas en los informes de productividad.
ActivTrak también reconoce a los empleados por cuánto están comprometidos con una tarea. Los datos confidenciales pueden rastrearse con alarmas para controlar el comportamiento sospechoso. Otras dos cosas que permite, es tomar capturas de pantalla automáticas y deshabilitar ciertos sitios web que contienen malware, esto ayuda a que las computadoras estén más seguras contra malware, virus y otros peligros.
2. Herramientas de gestión de recursos.
Ciertas herramientas pueden ayudar en la gestión de recursos y agilizar la facilidad de uso. Herramientas como Rippling y Avast ayudan a administrar los recursos al monitorear cómo se usan y proteger contra los peligros.
Rippling
Rippling se vende como una aplicación que combina funciones de IT y Recursos Humanos. Además de alojar las funciones de IT y RRHH, más notablemente rastrea SaaS en línea, o Software como Servicio, los vendedores y las aplicaciones que venden los representantes de ventas. Rippling es un buen ejemplo de cómo la gestión de recursos puede mejorar los negocios en línea.
Avast
Avast es otra victoria fácil para la gestión de recursos. Es una aplicación antivirus que puede ayudar a proteger las computadoras de los equipos remotos y en la oficina. Los beneficios de Avast incluyen escanear aplicaciones y archivos en busca de virus y malware, así como aumentar la RAM para optimizar la producción al limpiar la información redundante. Los niveles más altos de la aplicación van un paso más allá al proporcionar también protección VPN a los clientes.
Ganttic
Un tercer ejemplo de gestión de recursos es Ganticc. Un software de planificación de recursos en línea que cubre varias industrias, incluyendo servicios, fabricación, diseño, alquiler de automóviles y software. La aplicación se basa en la planificación utilizando recursos, que se definen como cualquier tarea que deba planificarse o persona que deba reservarse para completar un proyecto.
Las tareas, que son tareas para personas, reservas de habitaciones y maquinaria, ayudan a completar el proyecto utilizando el recurso. Ganttic ayuda a la gestión de recursos mediante la gestión de la planificación de recursos.
3. Herramientas de comunicación y colaboración basadas en la nube
La influencia de las herramientas de comunicación y colaboración en la nube es muy importante para trabajar sin problemas con empleados o equipos remotos. Herramientas como Basecamp y Slack ayudan a mejorar la comunicación y la colaboración entre los empleadores y las personas que emplean.
Basecamp
Basecamp ayuda a simplificar enormemente la colaboración. Su principal ventaja es que ayudan a administrar proyectos mientras se aseguran de que los recursos para administrarlos estén presentes. Es similar a herramientas como Monday o Kanbanize, pero Basecamp adopta un enfoque diferente, BaseCamp ofrece formas de mantener a las personas productivas mientras muestran progreso.
Un buen ejemplo de esto es el uso del gráfico de la colina, que es un gráfico donde los «conocimientos» de un proyecto están en el lado derecho del gráfico y las «incógnitas» están en el lado izquierdo. Otras características útiles incluyen Mensajes directos y Campfire, que permite a las personas de toda la empresa conversar entre ellas sobre tareas relacionadas con el trabajo.
Videoconferencias
Además del chat, la videoconferencia puede facilitar la experiencia de un empleado remoto. Las aplicaciones de video como Google Hangouts, Skype o Facetime amplían lo que hacen las aplicaciones de chat al facilitar las conversaciones cara a cara. La comunicación no verbal a través de la comunicación cara a cara es un ingrediente clave para mejorar el trabajo en equipo y crea una forma de pertenencia que muchas veces se descuida.
Según Forbes, la comunicación no verbal puede causar una gran impresión en una conversación. Tener canales claros de comunicación y colaboración ayudan a estimular a sus equipos, asegurando que sus empleados remotos se sientan tan parte de la empresa como los que se encuentran en oficinas.
Aplicaciones de comunicación
Las aplicaciones de chat como Slack, HipChat, Chanty, Flock y Glip permiten a varias personas al mismo tiempo chatear entre sí. Muchas empresas utilizan al menos una de estas aplicaciones debido a la forma en que mejoran la productividad y la comunicación entre los equipos.
Una mejor comunicación permite una colaboración óptima en toda la empresa. La capacidad de responder de inmediato reduce el tiempo necesario para ejecutar una tarea diferente en varios equipos en distintas ubicaciones.
Las herramientas adecuadas pueden ayudar a mejorar la eficiencia y productividad de la empresa. Las herramientas varían mucho según la organización y es importante estar informados para tomar la decisión adecuada.
