En la actualidad, cada día aparecen más herramientas buscando que sea más fácil que nunca para los gerentes, empleados y colaboradores mantenerse conectados. Gracias a software de teleconferencias, programas de gestión de proyectos, herramientas de comunicación, Wi-Fi e incluso un buen café, muchos más equipos tienen los recursos para realizar su trabajo sin importar dónde se encuentren.
Sin embargo, la productividad de los empleados o colaboradores puede estar disminuyendo mientras trabajan de forma remota o desde distintas locaciones. Como gerente, puedes preguntarte ¿Qué se puede hacer para mejorar la eficiencia operativa con los empleados fuera de una oficina?.
Algunos desafíos son comprensibles, especialmente durante estos tiempos. Pero puede que no sea suficiente para alentar a todos a pedir ayuda para equilibrar sus cargas de trabajo. Es posible que debas profundizar para obtener información sobre cómo funcionan realmente las cosas en tus equipos, es aquí donde el monitoreo de empleados puede ser de gran utilidad.
El costo real de la Disminución de Productividad: en la oficina o remota
Una encuesta de Gallup informó que el 67% de la fuerza laboral mundial se sentía desconectada en el trabajo, lo que les cuesta a los empleadores aproximadamente $ 350 mil millones anuales. En 2016, los Centros para el Control de Enfermedades calcularon que cada empleado improductivo le cuesta a la compañía $ 1,685 por año.
Ahora, si combinamos estas cifras con la introducción de riesgos de seguridad adicionales y vulnerabilidad de datos que viene con el trabajo remoto, el panorama puede preocupar.
Según un informe de 2019 sobre el costo de las amenazas internas del Instituto Ponemon, el costo promedio de un solo incidente interno es de aproximadamente $ 513,000, y los múltiples incidentes podrían costarle a una empresa en norteamérica alrededor de $ 11.1M por año. Esas son pérdidas de las que la mayoría de empresas no lograrían recuperarse.
Se debe tener en cuenta las complicaciones y distracciones que vienen con los equipos trabajando en diferentes locaciones, sean distintas oficinas o en teletrabajo desde sus casas. Sin una supervisión adecuada o un análisis preciso para comprender cómo actúan sus empleados y colaboradores, seguramente la productividad sufrirá.
Identifica problemas de productividad en fuerzas de trabajo remotas
¿Cómo puedes obtener una imagen precisa de la eficiencia operativa de tu empresa?
Aquí es donde entra en juego el monitoreo de la productividad de los empleados. Como parte de un sistema integral de análisis remoto del lugar de trabajo, el monitoreo puede brindarle información sobre la productividad, como:
- Qué aplicaciones de la empresa ralentizan los flujos de trabajo.
- ¿Qué equipos son los más productivos?
- En qué momentos del día se produce la mayor (o menor) productividad.
- Si los empleados están usando correctamente las computadoras o el software.
- Si los datos confidenciales se exponen de forma accidental o intencionalmente.
Ayuda a mejorar la productividad y seguridad de los empleados
El monitoreo de los empleados afecta directamente la productividad, lo que a su vez afecta los ingresos. El Wall Street Journal, publicó un informe que un negocio de envío de palos de golf experimentó un aumento del 25% en la productividad después de que comenzaron a utilizar un programa de análisis de la fuerza laboral. Asimismo, un estudio del MIT descubrió que los ingresos de los restaurantes aumentaron en un 7% cuando los empleados fueron monitoreados. Es un programa que tiene sentido y ahorra dinero.
Una de las mayores ventajas del monitoreo de los empleados es la seguridad mejorada. Se puede detectar el uso de sitios web y aplicaciones no aprobados, evitando que se filtren datos. Las alarmas registran y alertan sobre brechas de cumplimiento operacional y violaciones, lo que facilita identificar y abordar estos problemas en tiempo real.
Además, el monitoreo también puede mejorar la participación de los empleados. Con un análisis de la fuerza laboral remota, podrás optimizar el tiempo de su personal, ver dónde ocurren los cuellos de botella y ajustar los procesos para una mayor eficiencia. Hacer el trabajo más rápido, disminuyendo errores, empoderando a los empleados y brindándoles mayor autonomía.
Establece puntos de vista sobre las perspectivas de productividad
Existen varias formas de visualizar información sobre la productividad de los empleados y colaboradores. Puedes usar los datos recopilados de la supervisión de la actividad del usuario para:
- Crear gráficos de productividad y comparar tendencias a lo largo del tiempo.
- Ver los usuarios con mejor rendimiento y establecer premios.
- Entrenar a los empleados con bajo rendimiento utilizando datos, invirtiendo en sus carreras al identificar barreras, brechas de habilidades y áreas clave de mejora.
- Convirtiendo la productividad en un juego y fomentando competencias amigables entre los miembros del personal y los equipos.
- Identificando sitios web y aplicaciones que obstaculizan la productividad y realizando ajustes en su uso.
Si bien a algunos empleados no les gusta la idea del monitoreo, con las herramientas adecuadas, puedes asegurarles que el objetivo es mejorar la productividad. Aliéntalos a utilizar el análisis de la fuerza laboral para rastrear y redirigir su comportamiento de manera que puedan mantener el equilibrio en su jornada laboral.
En general, el monitoreo de los empleados puede ser una herramienta invaluable para los equipos remotos, ya que ofrece una visión única de la productividad al tiempo que reduce los riesgos y reduce los costos. Si bien, es posible que no sepa cuándo las organizaciones volverán a las operaciones en la oficina a máxima capacidad, el monitoreo de la productividad puede ayudar a mantener el ritmo de la productividad general ahora y en el futuro.
