Beneficios de una Medición Óptima de la Productividad en su Organización

En un año con tanto movimiento, tener empleados productivos puede ser la diferencia entre la quiebra y la evolución. Sus equipos pueden dedicar horas a su organización, pero ¿puede medir qué tan productivos fueron a lo largo de la jornada laboral?, ¿debería monitorear el tiempo productivo y no productivo de los empleados?.

Medir la productividad de los empleados puede traer cambios vitales y múltiples beneficios en la operatividad de su organización. Si no mide la productividad de su equipo, ¿Cómo sabrá si están trabajando con la eficiencia que espera?. A continuación, analizamos algunos beneficios de monitorear el tiempo activo de los empleados y cómo esto brinda beneficios tanto a sus empleados como a su organización.

1. Facilita la gestión del rendimiento de sus empleados

Los empleados no pueden ser 100% productivos durante todo el día. El tiempo No Productivo es natural, pero si llega a ser mayor que el tiempo de producción, es indicativo de un mal desempeño para la empresa. Si supervisa las horas productivas, puede medir el desempeño de sus empleados con precisión en función de su nivel de productividad. Puede reconocer a los talentos destacados fácilmente y puede dirigirse a los empleados improductivos más aún. Si gestiona empleados remotos o empleados por horas, el tiempo productivo le dará una medida perfecta de su desempeño y le ayudará a evaluarlos fácilmente.

2. Mejora la utilización de sus recursos

La productividad es el resultado de qué tan bien se utilizan los recursos y las habilidades para el cumplimiento de los objetivos. Saber cómo trabajan sus empleados, qué software utilizan y cómo se comunican con sus compañeros de trabajo puede darle una idea de dónde están infrautilizados sus recursos o si necesita introducir algo nuevo. Sabrá así si debe obtener un nuevo software, proporcionar capacitación y cursos adicionales, si hay demasiadas horas extra, etc.

3. Las decisiones de inversión se hacen más fáciles

Una organización necesita saber qué tan productivas son sus operaciones para tomar decisiones de inversión. Con base en sus mediciones de productividad, la organización puede concluir por ejemplo que la reducción de productividad puede estar siendo causada por obsolescencia de equipos que requieren actualización, de ahí la importancia de su medición. La medición continua de la productividad permite a una organización comparar la eficiencia de sus operaciones a lo largo del tiempo y realizar los ajustes necesarios.

4. Reducción de costos significativa

Cuando calcula la productividad en función de la relación entre la producción y el capital invertido, con el tiempo puede ver dónde realizar cambios presupuestarios. Tal vez algunos procesos le cuesten más de lo necesario, pero no serías consciente de ello sin los datos derivados de la medición de productividad. Esto le permitiría realizar ajustes que aplicarían una reducción de costos significativas en su presupuesto.

5. Menos pérdida de tiempo

Las razones por las cuales sus empleados puedan tener pérdida de tiempo productivo pueden ser muchas, entre las que podamos nombrar pueden ser las redes sociales, tiempos de inactividad más largos durante los descansos, etc. Medir la productividad puede revelar estos focos de inactividad y la frecuencia con la que ocurren.

Si esto ocurre con poca frecuencia no sería tan determinante, no obstante si ocurre demasiado puede afectar la atención a las actividades de sus empleados, lo que resultaría en trabajo apresurado y estrés debido a fechas límite inminentes.

A medida que realiza un seguimiento de su tiempo y analiza las métricas, puede utilizar estos datos para explicar cómo estas distracciones engañosamente breves suman mucho y tomar las medidas correctivas para con ello.

Consejos para la medición óptima de la productividad

Cada organización tiene sus propios métodos para medir la productividad, dicha variedad de métodos refleja el hecho de que cada organización es diferente en términos de estructura y enfoque. Ante esto las organizaciones suelen adaptar las herramientas de medición de la productividad para que se adapten mejor a sus necesidades. Aquí les brindamos algunos consejos sobre cómo abordar la medición de la productividad de manera eficiente:

1. Asigne actividades en múltiples recursos

Cuántas tareas realiza su equipo de trabajo es un enfoque importante a evaluar. Divida los proyectos en tareas pequeñas y asígnelas proporcionalmente a cada empleado para garantizar que el proyecto se complete en la fecha límite. Para proyectos más grandes, se pueden incluir metas u objetivos. En este método de medición de la productividad, la administración está menos preocupada por el tiempo que se necesita para completar las tareas, centrado más en completar el producto final.

2. Administre eficazmente los tiempos

Monitoree de forma precisa el tiempo que tarda en completar una tarea. Para hacer esto, use software de medición de productividad o programas en línea para asistirle. Un sistema de gestión del tiempo de uso común requiere que los empleados ingresen el tiempo que dedican a una tarea, luego los gerentes puedan evaluar con ello los resultados a lo largo del tiempo para ver si la productividad aumenta, disminuye o se mantiene estable. La ventaja de este método con un software de gestión es que puede llevar métricas en línea para monitorear oportunamente estos tiempos y garantizar que el tiempo de trabajo se utilice de manera eficaz.

3. Comunicación continua y feedback entre pares

Si un equipo pequeño o un grupo de empleados interactúa con regularidad, puede implementar medidas de productividad basadas en la evaluación y los comentarios de sus compañeros. En un sistema de este tipo, se evalúa la productividad de cada empleado de acuerdo con los comentarios que reciben de los demás sobre su desempeño. Para que tenga éxito, cada empleado debe conocer los diferentes roles que tiene cada miembro del personal del equipo y lo que se espera que haga. Debe haber un alto nivel de comunicación dentro del equipo y los empleados deben sentirse lo suficientemente cómodos como para ofrecer una evaluación honesta del desempeño de sus colegas.

Las métricas de productividad pueden potenciar a su equipo 

Un equipo productivo es la base de cualquier negocio exitoso. Medir y calcular la productividad de su equipo, al igual que lo hace con cifras contables, es la única forma de saber si están alcanzando su máximo potencial.

El seguimiento de áreas clave como las proporciones de planificación y realización de actividades y tareas es importante para comprender cuánto trabajo está realizando su equipo. También puede resaltar problemas subyacentes que pueden estar impidiendo que su equipo haga las cosas.

Solo al realizar un seguimiento de la productividad de su equipo y eliminar cualquier obstáculo, podrán realmente trabajar a su máximo potencial.